Erhebung und Verarbeitung von Daten

Vereine dürfen nur die Daten erheben, die für den Zweck ihrer Tätigkeit notwendig sind, z. B. zur Mitgliederverwaltung, für Beitragszahlungen oder für die Organisation von Veranstaltungen. Daten, die darüber hinausgehen, dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Betroffenen erhoben werden.

Einwilligung

Die Einwilligung zur Datenverarbeitung muss von den betroffenen Personen klar und freiwillig erteilt werden. Bei der Anmeldung im Verein oder zu Veranstaltungen muss explizit darauf hingewiesen werden, welche Daten wofür verwendet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Transparenz

Mitglieder müssen umfassend darüber informiert werden, welche Daten gesammelt werden, wie diese genutzt werden und welche Rechte sie in Bezug auf ihre Daten haben. Diese Informationen sollten in einer Datenschutzerklärung auf der Vereinswebseite und in Mitgliedsdokumenten zugänglich sein.

Rechte der Betroffenen

Jedes Vereinsmitglied hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Vereine müssen sicherstellen, dass diese Anfragen zeitnah und vollständig bearbeitet werden.

Datensicherheit

Vereine sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Zugänge zu Mitgliederdaten geschützt sein müssen, sowohl physisch (Akten) als auch digital (Passwortschutz, verschlüsselte Kommunikation).

Verantwortlicher im Verein

Es sollte ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn der Verein regelmäßig mit vielen personenbezogenen Daten arbeitet. Kleinere Vereine können in der Regel auf die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verzichten, müssen aber dennoch die DSGVO-Vorschriften einhalten.

Datenweitergabe an Dritte

Falls ein Verein personenbezogene Daten an Dritte weitergibt (z. B. an Dienstleister für Mitgliederverwaltungssoftware), muss sichergestellt werden, dass diese Drittanbieter ebenfalls DSGVO-konform arbeiten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist in solchen Fällen notwendig.

Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen

Sollte es zu einem Datenleck oder einer unbefugten Weitergabe von personenbezogenen Daten kommen, muss der Verein dies unverzüglich der Datenschutzbehörde melden und betroffene Personen informieren.

Speicherfristen

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck notwendig sind. Sobald jemand aus dem Verein austritt oder der Zweck entfällt, müssen die Daten gelöscht oder gesperrt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen greifen.

Fotografien und Medien

Wenn Fotos oder Videos von Vereinsmitgliedern (z. B. bei Veranstaltungen) auf der Webseite oder in sozialen Medien veröffentlicht werden, ist eine Einwilligung der abgebildeten Personen erforderlich. Auch hier muss der Verein genau informieren, wofür die Bilder verwendet werden.

Fazit:
Die DSGVO erfordert von Vereinen einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine klare Kommunikation mit den Mitgliedern, Einwilligungen zur Datenverarbeitung und ein sicherer Umgang mit Daten sind entscheidend, um den Vorschriften gerecht zu werden und Bußgelder zu vermeiden.

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Einstellungen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Hier kannst du Einstellungen zur DSGVO vornehmen. Alle Prozesse beziehen sich auf die Angaben, welche du im DSGVO Modul zu einer in der Mitgliederverwaltung erfassten Person oder einem Lead gemacht haben. Generell wird von einem Löscherfordernis ausgegangen, wenn du keine Einwilligung zur Speicherung von personenbezogenen Daten eingeben haben. Ist eine Einwilligung vorhanden, werden eventuelle Befristungen beachtet. Für ein Speichern von personenbezogenen Daten auf Grund von gesetzlichen Vorgaben ohne ausdrückliche Einwilligung der betreffenden Person, kannst du im Menü entsprechende Einstellungen vornehmen.

Hinweise zur Löschung personenbezogener Daten

Wenn du die automatische Betriebsart auswählen, werden die Daten jeden Tag durchgesehen und bei Bedarf entsprechend der unten stehenden Anweisungen gelöscht. Bei der manuellen Betriebsart erhälst du Sie eine E-Mail Benachrichtigung mit einer Liste der zu löschenden Daten.

 Wann willst du über anstehende Löschungen informiert werden?

Du kannst dich im voraus über bevorstehende Löschungen informieren lassen. Bitte beachte, dass es möglich ist, dass weniger oder ggf. auch mehr gelöscht wird, wenn sich zwischen der Benachrichtigungszeit und der Ausführungszeit die Bedingungen für Datensätze geändert haben.

Hinweise zu den Daten aus den jeweiligen Modulen
Wähle aus der Liste die Module deiner Mitgliederverwaltung aus, die in personenbezogene Daten enthalten. Du kannst pro Module eine Auswahl von Feldern bestimmen, ansonsten wird der ganze Datensatz als personenbezogen behandelt. Wenn du automatisches Löschen aktiviert hast kannst du dies für jedes Modul einschränken.

Hinweise:
Wenn Du die Daten nur in den Papierkorb verschiebst, so müsst du diese danach noch selbst aus dem Papierkorb löschen, damit diese endgültig gelöscht sind. Eine Liste der endgültig gelöschten Daten (nur die Identifikationsnummern) wird gesichert und kann herangezogen werden, wenn Daten aus einem Backup wieder hergestellt werden müssen.

Bitte beachten:
Lt. DSGVO müssen Daten für die kein Grund zur Speicherung vorliegt, spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden. Das CRM zieht für die Zeitbestimmung den Inhalt des Feldes „erstellt“ aus den entsprechenden Modulen heran.

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