Das Recht am eigenen Bild

Das Recht am eigenen Bild ist im § 22 Kunsturhebergesetz (KUG) geregelt. Es besagt, dass Bildnisse nur mit der Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden dürfen. Dieses Grundrecht schützt die Persönlichkeitsrechte und die Privatsphäre der abgebildeten Personen.

Ausnahmen gemäß § 23 KUG

Unter bestimmten Umständen ist keine Einwilligung erforderlich, beispielsweise:

1. Bilder von Zeitgeschehen: Ereignisse von öffentlichem Interesse dürfen ohne Einwilligung veröffentlicht werden. Beispiel: Bilder von einem Stadtlauf oder einem öffentlichen Sportereignis.
2. Personen als Beiwerk: Wenn eine Person nur zufällig in einer Landschafts- oder Veranstaltungsaufnahme erscheint, ist keine Einwilligung nötig. Beispiel: Ein Gruppenfoto bei einem Vereinsausflug, auf dem einzelne Passanten zu sehen sind.
3. Bilder von Versammlungen oder Veranstaltungen: Aufnahmen von öffentlichen Veranstaltungen wie Vereinsfesten dürfen veröffentlicht werden, solange keine Einzelperson im Fokus steht.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bildrechte

Mit der Einführung der DSGVO haben sich die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten verschärft. Bilder und Videos, auf denen Personen erkennbar sind, gelten als personenbezogene Daten.

Einwilligung nach Artikel 6 DSGVO

Die Verarbeitung von Bild- und Videodaten bedarf einer rechtlichen Grundlage, wie z. B. der Einwilligung der betroffenen Person:

• Schriftliche Einwilligung: Die Einwilligung sollte schriftlich und nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Widerrufsrecht: Personen können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, was eine sofortige Löschung des Bildmaterials zur Folge hat.

Urheberrechtliche Aspekte

Neben dem Persönlichkeitsrecht ist auch das Urheberrecht zu beachten. Fotos und Videos sind Werke im Sinne des § 2 Urheberrechtsgesetz (UrhG), wenn sie eine gewisse Schöpfungshöhe aufweisen.

Nutzungsrechte

• Die Verwendung von fremdem Bildmaterial erfordert die Zustimmung des Urhebers.
• Beispiel: Ein Verein darf ein Foto eines professionellen Fotografen nicht ohne dessen Erlaubnis auf der Webseite verwenden.

Besondere Regeln für Kinder und Jugendliche

Bei minderjährigen Personen sind die Regelungen besonders streng. Hier müssen sowohl die Einwilligung des Kindes (je nach Alter und Einsichtsfähigkeit) als auch die der Erziehungsberechtigten vorliegen.

Praxisbeispiel

Ein Jugendfußballverein möchte ein Mannschaftsfoto auf Social Media veröffentlichen. Hierfür benötigt der Verein:

• Die schriftliche Zustimmung der Eltern
• Eine kindgerechte Aufklärung über die Verwendung des Bildes

Strafen bei Verstoßen

Verstöße gegen das Recht am eigenen Bild oder die DSGVO können erhebliche Konsequenzen haben:

• Bußgelder: DSGVO-Verstöße können mit Geldstrafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes geahndet werden.
• Schadensersatzforderungen: Betroffene können Schadensersatz für die unrechtmäßige Nutzung ihrer Bilder verlangen.

Fazit

Die rechtliche Nutzung von Bildern und Videos erfordert ein hohes Maß an Sensibilität und Kenntnisse der relevanten Gesetze. Mit einer klaren Strategie, schriftlichen Einwilligungen und der Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben können Vereine rechtliche Risiken minimieren und das Vertrauen der Mitglieder stärken.

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Rechtliche Grundlagen für die Verwendung von Bildern und Videos

1. Recht am eigenen Bild: Jeder Mensch hat das Recht, selbst zu entscheiden, ob und wie Bilder von ihm veröffentlicht werden. Dieses Recht ist im Kunsturhebergesetz (KUG) verankert und gilt auch im Vereinskontext.
2. Einwilligung: Grundsätzlich ist vor der Veröffentlichung von Bildern oder Videos die ausdrückliche Zustimmung der abgebildeten Personen einzuholen. Diese Einwilligung sollte schriftlich erfolgen und den Verwendungszweck genau beschreiben.
3. Ausnahmen vom Einwilligungserfordernis: In bestimmten Situationen ist keine Einwilligung notwendig, z. B.:
   • Bei Veranstaltungen: Bilder von öffentlichen Veranstaltungen dürfen in der Regel ohne Einwilligung veröffentlicht werden, solange keine Einzelpersonen hervorgehoben werden.
   • Bei Gruppenbildern: Fotos von großen Gruppen, bei denen keine einzelne Person im Fokus steht, sind ebenfalls zulässig.

Besonderheiten bei Kindern im Sportverein

Der Umgang mit Bild- und Videomaterial von Kindern erfordert besondere Sorgfalt. Hier greifen zusätzliche rechtliche und ethische Vorgaben:

1. Einwilligung der Erziehungsberechtigten: Bei minderjährigen Vereinsmitgliedern muss die Zustimmung der Eltern oder gesetzlichen Vertreter eingeholt werden. Ohne diese Einwilligung dürfen keine Bilder oder Videos veröffentlicht werden.
2. Sensible Darstellung: Bilder und Videos von Kindern sollten stets in einem neutralen und respektvollen Kontext stehen. Sensible oder potenziell unangemessene Darstellungen sind strikt zu vermeiden.
3. Verwendung von Gruppenfotos: Gruppenfotos sind weniger problematisch, da der Fokus nicht auf einer einzelnen Person liegt. Dennoch sollte auch hier eine Einwilligung vorliegen.
4. Datenschutzrechtliche Anforderungen: Fotos und Videos gelten als personenbezogene Daten. Daher sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies umfasst unter anderem die sichere Speicherung und den Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Tipps zur praktischen Umsetzung

1. Einwilligungsformulare nutzen: Erstellen Sie standardisierte Einwilligungsformulare für die Nutzung von Bild- und Videomaterial. Diese sollten klar angeben, zu welchen Zwecken die Aufnahmen verwendet werden.
2. Klare Kommunikationsregeln: Informieren Sie Mitglieder und Eltern über die Vereinsrichtlinien zur Nutzung von Bildern und Videos. Transparenz schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse.
3. Kennzeichnung von Veranstaltungen: Weisen Sie bei Veranstaltungen darauf hin, dass fotografiert oder gefilmt wird. Ein Hinweis am Eingang oder in der Einladung ist ausreichend.
4. Datenschutzbeauftragten einbinden: Lassen Sie die Vereinsrichtlinien und Einwilligungsformulare von einem Datenschutzbeauftragten prüfen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Fazit

Das Bild- und Videorecht ist ein wichtiger Aspekt der Vereinsarbeit, der nicht unterschätzt werden sollte. Indem Vereine die rechtlichen Vorgaben einhalten und besonders sorgsam mit Bildern von Kindern umgehen, können sie rechtliche Risiken vermeiden und das Vertrauen der Mitglieder stärken. Mit klaren Richtlinien und einer offenen Kommunikation wird die Verwendung von Bildern und Videos zu einem wertvollen Instrument für die Vereinspräsentation.

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Warum ist Datenschutz für Vereine so wichtig?

1. Schutz der Mitgliederrechte: Die Mitglieder eines Vereins vertrauen darauf, dass ihre personenbezogenen Daten sicher und verantwortungsbewusst behandelt werden. Datenschutz sorgt dafür, dass dieses Vertrauen gewahrt bleibt und Mitglieder ihre Rechte, wie etwa das Recht auf Auskunft oder das Recht auf Löschung, wahrnehmen können.
2. Vermeidung von Bußgeldern: Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu empfindlichen Strafen führen. Auch kleinere Vereine sind nicht vor Bußgeldern gefeit, wenn Datenschutzverstöße festgestellt werden.
3. Image und Glaubwürdigkeit: Ein Verein, der den Datenschutz ernst nimmt, signalisiert Professionalität und Verantwortung. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen der Mitglieder, sondern kann auch für potenzielle Sponsoren und Partner von Bedeutung sein.

Welche Daten fallen unter den Datenschutz?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Für Vereine bedeutet das unter anderem:

• Mitgliedsdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten)
• Bankverbindungen (z. B. für Beitragsabbuchungen)
• Daten von Ehrenamtlichen und Mitarbeitern
• Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen
• Fotos und Videos von Vereinsaktivitäten

Wichtige Schritte zur Umsetzung des Datenschutzes im Verein

1. Erstellung eines Datenschutzkonzepts: Ein Datenschutzkonzept hilft dabei, die relevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten im Verein zu definieren. Es sollte festhalten, welche Daten erfasst werden, wie sie verarbeitet und gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat.
2. Benennung eines Datenschutzbeauftragten: Ab einer bestimmten Mitgliederanzahl oder bei umfangreicher Datenverarbeitung ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich. Dieser kann entweder intern oder extern bestellt werden.
3. Information der Mitglieder: Mitglieder sollten darüber informiert werden, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wie lange diese gespeichert bleiben. Dies kann z. B. über eine Datenschutzerklärung auf der Vereinswebseite oder im Mitgliedsantrag erfolgen.
4. Sicherstellung der Datensicherheit: Daten sollten durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Dazu gehören verschlüsselte Speichermedien, passwortgeschützte Zugänge und regelmäßige Sicherheitsupdates.
5. Schulungen und Sensibilisierung: Alle Personen im Verein, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sollten im Bereich Datenschutz geschult werden. Dies umfasst auch Ehrenamtliche, die z. B. Listen für Veranstaltungen führen.

Häufige Fehler beim Datenschutz und wie man sie vermeidet

1. Unbefugter Zugriff auf Daten: Daten sollten nur denjenigen zugänglich sein, die diese für ihre Aufgabenbenötigen. Klare Zugriffsrechte und Passwörter helfen, Datenverluste zu vermeiden.
2. Fehlende Einwilligungen: Für die Verwendung von Fotos oder die Weitergabe von Daten an Dritte (z. B. für Vereinszeitungen) ist eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Personen erforderlich.
3. Unzureichende Löschung von Daten: Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen gelöscht werden. Dies betrifft insbesondere ehemalige Mitglieder oder Teilnehmer von Veranstaltungen.

Fazit

Datenschutz ist ein komplexes, aber unverzichtbares Thema für Vereine. Mit einer klaren Strategie, regelmäßigen Schulungen und dem Einsatz geeigneter Sicherheitsmaßnahmen können Vereine die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und das Vertrauen ihrer Mitglieder stärken. Wer den Datenschutz ernst nimmt, sichert nicht nur die eigene Reputation, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zum Schutz sensibler Informationen.

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Warum ist die DSGVO für Sportvereine relevant?

Sportvereine verarbeiten zahlreiche personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten und oft auch Bankverbindungen. Schon die Speicherung dieser Daten verpflichtet den Verein, sie nach den Grundsätzen der DSGVO zu schützen. Ein Verstoß kann nicht nur zu hohen Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauen der Mitglieder beeinträchtigen.

Die wichtigsten Anforderungen der DSGVO für Vereine

1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Jeder Verein muss dokumentieren, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Dieses Verzeichnis dient als Nachweis für die Einhaltung der DSGVO.

2. Einwilligungen einholen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere für Fotos oder Werbezwecke, erfordert eine schriftliche Einwilligung der Betroffenen.

3. Datensicherheit gewährleisten

Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, z. B. durch Passwörter oder verschlüsselte Datenbanken.

4. Datenschutzbeauftragter

Ab einer bestimmten Mitgliederanzahl (in der Regel 20 Personen, die regelmäßig mit Daten arbeiten) muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.

5. Rechte der Mitglieder beachten

Mitglieder haben das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten Daten zu erhalten, diese korrigieren oder löschen zu lassen.

Häufige Fehler vermeiden

• Unverschlüsselte Kommunikation: E-Mails mit sensiblen Daten sollten immer verschlüsselt werden.
• Veraltete Datenschutzerklärungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung auf der Webseite immer aktuell ist.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Wer im Verein für den Datenschutz zuständig ist, sollte klar definiert sein.

Tipps zur Umsetzung

• Nutzen Sie Vorlagen für Datenschutzkonzepte, die speziell für Vereine entwickelt wurden.
• Schulen Sie Verantwortliche im Verein, um das Bewusstsein für Datenschutz zu stärken.
• Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Anforderungen eingehalten werden.

Fazit

Die DSGVO ist keine Hürde, sondern eine Chance, Vertrauen und Transparenz im Umgang mit Mitgliederdaten zu schaffen. Mit klaren Prozessen und einem gut durchdachten Datenschutzkonzept kann Ihr Verein den Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig das Vertrauen der Mitglieder stärken.

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Erhebung und Verarbeitung von Daten

Vereine dürfen nur die Daten erheben, die für den Zweck ihrer Tätigkeit notwendig sind, z. B. zur Mitgliederverwaltung, für Beitragszahlungen oder für die Organisation von Veranstaltungen. Daten, die darüber hinausgehen, dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Betroffenen erhoben werden.

Einwilligung

Die Einwilligung zur Datenverarbeitung muss von den betroffenen Personen klar und freiwillig erteilt werden. Bei der Anmeldung im Verein oder zu Veranstaltungen muss explizit darauf hingewiesen werden, welche Daten wofür verwendet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Transparenz

Mitglieder müssen umfassend darüber informiert werden, welche Daten gesammelt werden, wie diese genutzt werden und welche Rechte sie in Bezug auf ihre Daten haben. Diese Informationen sollten in einer Datenschutzerklärung auf der Vereinswebseite und in Mitgliedsdokumenten zugänglich sein.

Rechte der Betroffenen

Jedes Vereinsmitglied hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten. Vereine müssen sicherstellen, dass diese Anfragen zeitnah und vollständig bearbeitet werden.

Datensicherheit

Vereine sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Zugänge zu Mitgliederdaten geschützt sein müssen, sowohl physisch (Akten) als auch digital (Passwortschutz, verschlüsselte Kommunikation).

Verantwortlicher im Verein

Es sollte ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn der Verein regelmäßig mit vielen personenbezogenen Daten arbeitet. Kleinere Vereine können in der Regel auf die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verzichten, müssen aber dennoch die DSGVO-Vorschriften einhalten.

Datenweitergabe an Dritte

Falls ein Verein personenbezogene Daten an Dritte weitergibt (z. B. an Dienstleister für Mitgliederverwaltungssoftware), muss sichergestellt werden, dass diese Drittanbieter ebenfalls DSGVO-konform arbeiten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist in solchen Fällen notwendig.

Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen

Sollte es zu einem Datenleck oder einer unbefugten Weitergabe von personenbezogenen Daten kommen, muss der Verein dies unverzüglich der Datenschutzbehörde melden und betroffene Personen informieren.

Speicherfristen

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck notwendig sind. Sobald jemand aus dem Verein austritt oder der Zweck entfällt, müssen die Daten gelöscht oder gesperrt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen greifen.

Fotografien und Medien

Wenn Fotos oder Videos von Vereinsmitgliedern (z. B. bei Veranstaltungen) auf der Webseite oder in sozialen Medien veröffentlicht werden, ist eine Einwilligung der abgebildeten Personen erforderlich. Auch hier muss der Verein genau informieren, wofür die Bilder verwendet werden.

Fazit:
Die DSGVO erfordert von Vereinen einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine klare Kommunikation mit den Mitgliedern, Einwilligungen zur Datenverarbeitung und ein sicherer Umgang mit Daten sind entscheidend, um den Vorschriften gerecht zu werden und Bußgelder zu vermeiden.

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Einstellungen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Hier kannst du Einstellungen zur DSGVO vornehmen. Alle Prozesse beziehen sich auf die Angaben, welche du im DSGVO Modul zu einer in der Mitgliederverwaltung erfassten Person oder einem Lead gemacht haben. Generell wird von einem Löscherfordernis ausgegangen, wenn du keine Einwilligung zur Speicherung von personenbezogenen Daten eingeben haben. Ist eine Einwilligung vorhanden, werden eventuelle Befristungen beachtet. Für ein Speichern von personenbezogenen Daten auf Grund von gesetzlichen Vorgaben ohne ausdrückliche Einwilligung der betreffenden Person, kannst du im Menü entsprechende Einstellungen vornehmen.

Hinweise zur Löschung personenbezogener Daten

Wenn du die automatische Betriebsart auswählen, werden die Daten jeden Tag durchgesehen und bei Bedarf entsprechend der unten stehenden Anweisungen gelöscht. Bei der manuellen Betriebsart erhälst du Sie eine E-Mail Benachrichtigung mit einer Liste der zu löschenden Daten.

 Wann willst du über anstehende Löschungen informiert werden?

Du kannst dich im voraus über bevorstehende Löschungen informieren lassen. Bitte beachte, dass es möglich ist, dass weniger oder ggf. auch mehr gelöscht wird, wenn sich zwischen der Benachrichtigungszeit und der Ausführungszeit die Bedingungen für Datensätze geändert haben.

Hinweise zu den Daten aus den jeweiligen Modulen
Wähle aus der Liste die Module deiner Mitgliederverwaltung aus, die in personenbezogene Daten enthalten. Du kannst pro Module eine Auswahl von Feldern bestimmen, ansonsten wird der ganze Datensatz als personenbezogen behandelt. Wenn du automatisches Löschen aktiviert hast kannst du dies für jedes Modul einschränken.

Hinweise:
Wenn Du die Daten nur in den Papierkorb verschiebst, so müsst du diese danach noch selbst aus dem Papierkorb löschen, damit diese endgültig gelöscht sind. Eine Liste der endgültig gelöschten Daten (nur die Identifikationsnummern) wird gesichert und kann herangezogen werden, wenn Daten aus einem Backup wieder hergestellt werden müssen.

Bitte beachten:
Lt. DSGVO müssen Daten für die kein Grund zur Speicherung vorliegt, spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden. Das CRM zieht für die Zeitbestimmung den Inhalt des Feldes „erstellt“ aus den entsprechenden Modulen heran.

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Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist in der Zusammenfassung die Neuregelung der Datenschutzgesetze durch die EU. Sie trat am 24.05.2016 in Kraft und wird ab dem 25.5.2018 unmittelbar durchgesetzt. Bislang sind diese Gesetze EU-weit uneinheitlich gewesen, und die DSGVO wurde geschaffen, um sie zu vereinheitlichen und zu verbessern.

Viele Betreiber von Websites, sei es im Handel, im Service oder im Verein, sahen der verbindlichen EU-DSGVO mit Sorge entgegen, da sie viele schwer verständliche Neuregelungen befürchtetn. Dabei sind die neuen Regeln erstens nicht so zahlreich wie gedacht (viele von ihnen bestehen bereits im Bundesdatenschutzgesetz, dem BDSG) und zweitens gut verständlich formuliert. Die Herausforderung liegt in der praktischen und technischen Umsetzung der DSGVO 2018, die 99 Artikel umfasst.

1.1 EU Vorgaben für die DSGVO

Das Hauptanliegen der EU ist es, dem Verbraucher eine größere Kontrolle über die Verwendung seiner Daten einzuräumen. Zwar sind diverse Missstände im Laufe der Jahre sukzessive behoben worden, doch die neue Verordnung soll diesen Prozess umfassend auf ein höheres Niveau heben. Wer ab Mai 2018 persönliche Daten erheben, speichern und verwenden möchte, muss dafür eine ganze Reihe von Regeln befolgen. Die Zuwiderhandlung kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.

1.2 Technische und organisatorische Maßnahmen

In jedem Umfeld, in dem persönliche Daten erhoben werden, müssen technische und organisatorische Maßnahmen die DSGVO möglich machen. Das bedeutet vor allem, dass die Personen, um deren Daten es geht,

• ihre Zustimmung geben müssen
• Widerspruch einlegen können
• Einsicht in die Daten verlangen können
• den Verwendungszeck erfragen können
• die Daten berichtigen oder unter Umständen sperren lassen können

Wer die Möglichkeiten dafür noch nicht auf seiner Website eingerichtet hat, muss dieses Versäumnis bis zum 25. Mai 2018 nachholen.

2. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen der DSGVO

Wie der Name „Datenschutzgrundverordnung“ bereits andeutet, handelt es sich bei der DSGVO nicht um das unverrückbare Ende der Datenschutzregeln. Zwar stehen die Regelungen, die die EU beschlossen hat, über der Gesetzgebung aller Mitgliedsstaaten und müssen daher beim Entwurf neuer Gesetze berücksichtigt werden. Allerdings ist die DSGVO kein Gesetz an sich.

2.1 Öffnungsklauseln

Durch die über 70 Öffnungsklauseln der DSGVO erlaubt die EU den einzelnen Mitgliedsstaaten, die Grundverordnung in ihren eigenen Gesetzen zu ergänzen und zu konkretisieren, aber auch zu modifizieren. Letzteres ist in solchen Fällen erlaubt, in denen laut staatlichem Gesetz die Verantwortlichen (Vereine, Unternehmen) anderslautende rechtliche Verpflichtungen haben. Das bedeutet für Deutschland, dass die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes von der DSGVO nicht außer Kraft gesetzt werden. Gegenteilig wurden sie überarbeitet und ergänzen die DSGVO nun.

2.2 Art. 28 – Die Auftragsverarbeiter-Klausel

Vor allem größere Vereine setzen häufig externe Dienstleister ein, die beispielsweise den Newsletter versenden. Mit ihnen müssen Sie eine Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung abschließen. Diese bindet dem Dienstleister die Hände hinsichtlich der erhaltenen Daten – er verpflichtet sich, sie nicht anders als für den angegebenen Zweck zu verwenden. Darüber hinaus müssen die Mitglieder oder Interessenten darüber aufgeklärt werden, dass ihre Daten an den entsprechenden Dienstleister weitergeleitet werden. Auch die Benachrichtigung beim Wechsel des Auftragsverarbeiters ist in Art. 28 DSGVO geregelt. Die genaue Beschreibung der Verwendung ist ebenfalls verbindlich.

3. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten

Wann genau ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, ist nach der entsprechenden Öffnungsklausel für Deutschland im neuen BDSG festgelegt worden: § 38 besagt, dass ein Datenschutzbeauftragter immer dann notwendig wird, wenn sich mehr als neun Personen im Verein immer mit der automatisierten Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder beschäftigen.

Ob es sich um einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten handelt, bleibt dem jeweiligen Verein oder Unternehmen überlassen. Wichtig ist, dass er sich mit der Materie gut auskennt und selbstständig stets auf dem neuesten Stand bleibt, um jederzeit auf Änderungen und Weiterentwicklungen reagieren zu können. Er muss der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden; das wird in Artikel 37 Absatz 8 der DSGVO festgelegt.

Im neu ausdefinierten Datenschutz besagt die Grundverordnung, dass der Datenschutzbeauftragte

• mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeitet
• die Verantwortlichen berät
• die Mitarbeiter, die Daten verarbeiten, schult und sensibilisiert
• dafür Sorge trägt, dass die DSGVO eingehalten wird
• für die Dokumentation der Maßnahmen rund um die Datenerhebung und -verarbeitung sorgt

Bereiten Sie Ihren Verein auf das neue Datenschutzrecht 2018 vor und vermeiden Sie teure Bußgelder!

3.1 Wie ist die Haftung nach der DSGVO geregelt?

Entsteht einer Person ein Schaden immaterieller oder materieller Natur durch den Verstoß eines Vereins oder Unternehmens gegen die Regeln der DSGVO, hat sie Anspruch auf Schadenersatz. Der Verantwortliche ist zunächst einmal der Verein/das Unternehmen selbst oder der engagierte Auftragsverarbeiter. Letzteres trifft aber nur zu, wenn der Dienstleister den rechtmäßigen Anweisungen des Auftraggebers nicht Folge geleistet oder im Rahmen seiner Arbeit die Pflichten aus der DSGVO nicht erfüllt hat.

Ist der Schaden, der zum Schadenersatz führt, auf eine mangelhafte Beratung zurückzuführen, geht die Haftung auf den Datenschutzbeauftragten laut DSGVO über: „Jeder an einer Verarbeitung beteiligte Verantwortliche haftet für den Schaden, der durch eine nicht dieser Verordnung entsprechende Verarbeitung verursacht wurde“, heißt es in Art. 2, Abs. 2. In kleineren Organisationen ohne Berater haftet also das Unternehmen oder der Verein. Wurde allerdings ein Datenschutzbeauftragter bestellt, der durch fehlende Akkuratesse in seinem Job den Schaden verursacht hat, ist er der Verantwortliche.

4. Welche Bedeutung und Implikationen hat der DSGVO für Vereine?

Vereine sollten alle Prozesse, die auf ihrer Website und in ihrer EDV-Abteilung mit den persönlichen Daten ihrer Mitglieder, Mitarbeiter oder Interessenten zu tun haben, genau überprüfen. Für die legale Erhebung und Verarbeitung der Daten ist es nötig, dass

• die betreffenden Personen aktiv ihre Einwilligung geben
• die Daten samt Verarbeitung notwendig sind zum Abschluss eines Vertrags
• die Daten samt Verarbeitung Voraussetzung sind, damit der Verein eine rechtliche Pflicht erfüllen kann
• die Daten samt Verarbeitung berechtigte Interessen des Vereins wahren, wenn nicht die Interessen der betroffenen Person überwiegen

Gerade letzterer Punkt erfordert Interpretation und Fingerspitzengefühl. Im Zweifelsfall ist es im Einklang mit der DSGVO für Vereine immer besser, weniger Daten preiszugeben als zu viele.

5. Diese Neuerungen traten 2018 in Kraft

Jedes Mitglied hat das Recht, über die Sammlung und Verwendung der Daten informiert zu werden. Ein aktives Einverständnis ist zwingend erforderlich.

Jedes Mitglied hat das Recht auf das Vergessenwerden. Das bedeutet, dass Sie nach Ende der Mitgliedschaft alle Daten löschen und einem eventuellen Auftragsverarbeiter sowie Ihrem Dachverband und allen weiteren Stellen Bescheid geben müssen, dass auch sie die Daten löschen.

Sie müssen allen Mitgliedern das Recht auf den Zugriff auf die eigenen Daten und deren Verwendungszweck gewähren. Das funktioniert online in passwortgeschützten Bereichen oder auf elektronischem Wege.

Jedes Mitglied hat das Recht, die Daten übertragen zu bekommen. Integrieren Sie einen Weg, wie Sie angeforderte Daten sicher und maschinenlesbar übertragen können.

Jedes Mitglied hat das Recht auf eine Berichtigung inkorrekter Daten. Sind Daten fehlerhaft oder veraltet oder hat das Mitglied einen Einspruch eingelegt, müssen Sie unverzüglich die nötige Anpassung vornehmen.

Jedes Mitglied kann die Einschränkung der Nutzung seiner Daten fordern. Das bedeutet, dass Sie sie zwar abspeichern, aber nicht verwenden dürfen.

Jedes Mitglied kann von seinem Einspruchsrecht gegen die Verwendung seiner Daten für das Direktmarketing Gebrauch machen. Lehnt ein Mitglied das direkte Marketing ab, dürfen Sie die Daten dafür nicht mehr verwenden.

Bei einer Gefährdung der Datensicherheit haben die Mitglieder das Recht, innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt zu werden. Dafür müssen Sie Prozesse einrichten, um Probleme in der Datensicherheit sofort zu erkennen und die Betroffenen innerhalb der Frist zu benachrichtigen.

6. DSGVO 2019 – das erste Jahr im Rückblick

Inzwischen ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nun bereits seit einem guten Jahr in Kraft. Der Geburtstag am 25. Mai ist ein willkommener Anlass, einmal aus Vereinssicht auf das erste Jahr zurückzublicken. Das erste Fazit dabei: Zumindest bis jetzt sind die vielfach befürchteten ganz großen Dramen ausgeblieben. Es bleiben aber genug Herausforderungen bei der täglichen Arbeit mit Daten im Verein.

Wegen der hohen Bußgelder und der gestiegenen bürokratischen Anforderungen  im Datenschutz wurde vor Inkrafttreten der DSGVO teilweise sogar das Ende des Vereinswesens in Deutschland beschworen.

Ganz so dramatisch ist es nun doch nicht gekommen. Aber: Mehr oder weniger zähneknirschend arbeiten die Vereine nach wie vor an der DSGVO-Umsetzung. Dabei sind sie schon unterschiedlich weit gekommen.

6.1 Befürchtung 1: Hohe Bußgelder

Die DSGVO ermöglicht in der Spitze Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro. Diese können theoretisch auch gegen einen Verein verhängt werden. Allerdings gibt es in der DSGVO eine ganze Reihe von Kriterien, die bei der Festsetzung des Bußgeldes zu berücksichtigen sind. Die Einzelheiten dazu finden sich in Art. 83 Abs. 2 DSGVO.

So hohe Bußgelder wird also kein ehrenamtlich geführter Verein in Deutschland befürchten müssen. Fakt ist aber auch, dass alleine die Steigerung des Bußgeldrahmens von bisher maximal 300.000 Euro auf nun maximal 20 Millionen Euro dazu führt, dass die verhängten Bußgelder höher sind als in Zeiten vor der DSGVO.

Zumindest im ersten Jahr haben sich die Landesdatenschutzbeauftragten als Aufsichtsbehörde aber mit der Verhängung von Bußgeldern sehr zurückgehalten. Bis zum Januar 2019 wurden bundesweit erst 41 Bußgelder verhängt, zum größten Teil in Nordrhein-Westfalen. Vereine wurden bisher nicht mit Bußgeldern belastet. Alle Landesdatenschutzbeauftragten haben in den ersten Monaten der DSGVO insbesondere für Vereine Hilfestellungen angeboten.

Bei vielen Landesdatenschutzbeauftragten steht dieser Ansatz auch 2019 im Vordergrund. Selbstverständlich ist das aber nicht. So hat der Datenschutzbeauftragte des Landes Baden-Württemberg angekündigt, dass 2019 die Kontrollen zu- und die Beratungen abnehmen werden. Aber auch in Baden-Württemberg werden ehrenamtlich geführte Vereine nicht im Fokus der Landesdatenschutzbeauftragten stehen.

Als Vereinsverantwortlicher können Sie sich aber trotzdem nicht völlig entspannt zurücklehnen. Denn der Landesdatenschutzbeaufragte muss sich mit Ihrem Verein beschäftigen, wenn ihn eine Beschwerde über Ihren Verein erreicht. Und die Zahl der Beschwerden hat sich seit Inkrafttreten der DSGVO in allen Bundesländern massiv erhöht. Beschweren kann sich dabei grundsätzlich jeder über Ihren Verein.

In der Praxis besonders häufig sind Beschwerden im Zusammenhang mit den Auskunftsansprüchen. Nach Art. 15 DSGVO muss Ihr Verein auf Anfrage unverzüglich (= spätestens innerhalb eines Monats) verschiedene Informationen geben. Dazu gehören zum Beispiel Informationen zu den gespeicherten Daten, den Verarbeitungszwecken, der Rechtsgrundlage und der Herkunft der Daten. Die Details finden Sie in Art. 15 DSGVO.

VEREINSWELT TIPP: Regeln Sie klar und eindeutig, wer in Ihrem Verein für die Beantwortung solcher Auskunftsanfragen zuständig ist, um Beschwerden beim Landesdatenschutzbeauftragten zu verhindern.

6.2 Risiko 2: Abmahnungen

Von vielen Vereinsverantwortlichen war sie befürchtet worden: die Abmahnwelle. Es hat zwar Abmahnungen gegeben, und dies auch schon am ersten Tag der DSGVO, aber nicht in dem befürchteten großen Umfang. Die Abmahner halten sich bislang weitgehend zurück. Das hat auch damit zu tun, dass juristisch noch off en ist, ob Verstöße gegen die DSGVO überhaupt abmahnfähig sind. Dazu gibt es unterschiedliche Gerichtsentscheidungen. Wenn Sie für Ihren Verein sichergehen wollen, sollten Sie die beiden größten Abmahnungsrisiken beseitigen:

1. Stellen Sie die Internetseite ihres Vereins von HTTP- auf HTTPS-Verschlüsselung um. Das ist kein Hexenwerk und geht in der Regel problemlos über das Portal Ihres Providers. Neben den datenschutzrechtlichen Aspekten bewerten Suchmaschinen eine Webseite mit HTTPS-Verschlüsselung besser. Ihr Verein ist also besser zu finden.
2. Für Ihre Webseite müssen Sie eine eigenständige Datenschutzerklärung erstellen, die unter dem Hinweis „Datenschutz“ auch direkt angesteuert werden kann. Die Inhalte sind relativ umfangreich und ergeben sich aus Art. 13 DSGVO. Sie sind individuell für jede Webseite zu erstellen. Hierzu finden Sie entsprechende Generatoren im Internet. Sie geben dort die Daten Ihres Vereins ein und die Datenschutzerklärung wird formuliert.

Grundsätzlich gilt bei allen Abmahnungen, dass Sie auf gar keinen Fall vorschnell die mitgelieferte Unterlassungserklärung unterschreiben sollten! Die Übersicht zeigt Ihnen, was Sie tun und was Sie lassen sollten.

6.4 Ausblick auf 2019 und die Zukunft

Das Thema „Datenschutz“ ist an sich nicht neu. In vielen Vereinen spielte es aber in Zeiten vor der DSGVO eine weniger wichtige Rolle. Das hat sich nun geändert. Nach meinen Beobachtungen sind Vereinsmitglieder sensibler geworden, was den Umgang mit ihren Daten betrifft. Nicht nur deshalb wird das Thema DSGVO eine Dauerbaustelle für Ihren Verein werden, und das an verschiedenen Stellen.

Prüfen Sie mit der folgenden Checkliste daher jetzt, ob die wichtigsten DSGVO-Forderungen in Ihrem Verein bereits umgesetzt sind und an welchen Stellen Ihr Verein eventuell noch Handlungsbedarf hat.

7. DSGVO Checkliste

• Richten Sie ein Opt-in-Verfahren oder ein Double-Opt-in-Verfahren ein, mit dem die Mitglieder der Datennutzung aktiv zustimmen können. Das Opt-out-Verfahren, bei dem die Mitglieder das Häkchen bei der Zustimmung entfernen müssen, ist nicht mehr zulässig.
• Informieren Sie Ihre Mitglieder und Interessenten darüber, welche Daten Sie zu welchem Zweck erheben, wie Sie sie nutzen werden und wer sie verarbeitet (der Verein selbst oder ein Dienstleister).
• Dokumentieren und speichern Sie sorgfältig die Informations- und Zustimmungsverfahren.
• Sorgen Sie dafür, dass Daten gegebenenfalls sowohl in Ihrem EDV-System als auch in denen von Dienstleistern oder Dachverbänden zeitnah gelöscht werden können.
• Sie stellen Ihren Mitgliedern die eigenen Daten samt Verwendungszweck elektronisch zur Verfügung oder richten online einen Bereich ein, in dem sie ihre Daten einsehen können. Für Letzteres müssen die Bereiche passwortgeschützt sein, damit jeder nur seine eigenen Daten zu sehen bekommt.
• Auf Wunsch senden Sie die Daten auf elektronischem Wege, wofür Sie sicherstellen müssen, dass tatsächlich nur die Person die Daten erhält, die darauf ein Anrecht hat.
• Sie stellen eine sofortige Berichtigung fehlerhafter Daten in Ihrem EDV-System und an allen anderen Speicherstellen sicher.
• Sie sorgen dafür, dass ohne Zeitverzögerung die Datennutzungseinschränkungen und die Einwände gegen die Nutzung gegen das Direktmarketing umgesetzt werden.
• Verstärken Sie die Sicherheitsvorkehrungen für die persönlichen Daten Ihrer Mitglieder, Mitarbeiter und Interessenten, wenn sie nicht auf dem neuesten Stand sind.
• Kommt es trotzdem zu einer Offenlegung, einer versehentlichen Löschung oder einer Veränderung der Daten oder hatte jemand Unbefugtes Zugang dazu, müssen Sie die Risiken für die betroffenen Personen abschätzen: Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie finanziellen Schaden erleiden oder diskriminiert werden? Wie wahrscheinlich ist ein Identitätsdiebstahl? Bei einem hohen Risiko informieren Sie die betroffenen Personen innerhalb von 72 Stunden und dokumentieren Sie alle Schritte, die Sie zur Schadensbegrenzung und zur Risikobewertung vorgenommen haben.

8. Die DSGVO auf den Punkt gebracht

Tatsächlich bringt die DSGVO Neuerungen mit sich, die bei vielen Vereinen die Überarbeitung der Website nötig machen. Allerdings ist auch den Vereinen damit geholfen: Bessere Sicherheitssysteme gegen Datendiebstahl sorgen dafür, dass es gar nicht erst zu Problemen kommt.

Auch bringen die vereinheitlichten Regelungen nicht nur Komplikationen für Vereine und Unternehmen mit sich, sondern auch Vereinfachungen, etwa im Hinblick auf die vereinfachte Einwilligung, die nicht mehr nur schriftlich erfolgen darf. Die Datenschutzgrundverordnung ist aber vor allem dazu gedacht, auf einem globalen Markt die Interessen von Einzelpersonen bestmöglich zu schützen und international anzugleichen.

9. Downloads / Referenzen: EU Datenschutz-Grundverordnung

Der Europäische Rate der Europäischen Union selbst stellt eine Reihe von Dokumenten bezüglich der neue Datenschutzgrundverordnung öffentlich zur Verfügung. Zuletzt findet sich dort folgendes Dokument im Register:

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT Besserer Schutz und neue Chancen – Leitfaden der Kommission zur unmittelbaren Anwendbarkeit der Datenschutz-Grundverordnung ab 25. Mai 2018 (Quelle )

In dieser Mitteilung werden:

• die wichtigsten Neuerungen und Chancen, die sich durch die neuen EU-Datenschutzvorschriften eröffnet haben, in Erinnerung gerufen,
• die bisherigen Vorarbeiten auf EU-Ebene dargestellt,
• dargelegt, was die Europäische Kommission, die nationalen Datenschutzbehörden und die nationalen Behörden noch tun sollten, um die Vorbereitung auf einen erfolgreichen Abschluss zu bringen,
• und die Maßnahmen beschrieben, die die Kommission in den kommenden Monaten zu ergreifen beabsichtigt.

Darüber hinaus stellt das Land Baden-Württemberg Informationen über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit bereit.

Quelle:  Veinswelt

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